YusralEen case aanmaken
Zelf een case maken, of ze automatisch laten aanmaken uit binnenkomende mail.
De meeste cases maak je niet zelf. Heeft je organisatie een mailbox gekoppeld, dan wordt elke nieuwe mail van een klant vanzelf een case. Belt een klant of komt hij langs, dan maak je de case zelf aan.
Zelf een case aanmaken
Klik bovenaan op Nieuw, of in het overzicht van cases op Nieuwe case. Op de pagina van een contact vind je dezelfde knop als Case aanmaken, in het tabblad Cases.
Beschrijf de vraag
Vul bij Onderwerp in waar het over gaat, kort en herkenbaar. Je collega's zien dit in de lijst. Het onderwerp is het enige verplichte veld.
Koppel de klant
Kies de Relatie (het bedrijf of de particulier) en daarna het Contact. Je kiest een contact uit de mensen van die relatie, dus eerst de relatie. Zo vind je de case later terug bij die klant.
Wie neemt het op?
Kies een Behandelaar, en eventueel een Prioriteit, Status, Type, Categorieën, Bron en Deadline. Status en prioriteit staan al op de standaardwaarde van je organisatie. Weet je nog niet wie het oppakt, laat de behandelaar dan open. De case staat dan bij Niet toegewezen.
Noteer wat je al weet
Wat je links in Eerste interne notitie… typt, wordt bewaard als interne notitie. Handig voor wat de klant aan de telefoon vertelde. Je klant ziet die notitie nooit.
Opslaan
Klik op Opslaan. De case krijgt een nummer en opent.
Een mail sturen kan pas na het opslaan
Bij het aanmaken schrijf je alleen een notitie. Wil je de klant mailen, sla de case dan eerst op en kies daarna Bericht boven het tekstvak. Zie Een case behandelen.
Automatisch uit mail
Is er een mailbox gekoppeld en staat Automatisch cases aanmaken aan, dan gebeurt dit bij elke nieuwe mail:
- Een mail over een nieuwe vraag wordt een nieuwe case.
- Een antwoord op een mail die Yusral verstuurde, komt bij de bestaande case terecht. Yusral herkent dat aan de mail zelf en aan het casenummer tussen haakjes in het onderwerp, zoals
[26090042]. - Is de afzender al een contact, dan koppelt Yusral de case aan dat contact en aan diens primaire relatie.
- Is het e-maildomein van de afzender gekoppeld aan een relatie, dan komt de case bij die relatie, met de standaard behandelaar van die relatie.
In de tijdlijn van zo'n case staat onderaan Binnengekomen per e-mail, met het adres van de afzender.
Een onbekende afzender wordt niet vanzelf een contact. Wil je hem bewaren, maak dan een contact aan en koppel dat aan de case. Zie Relaties en contacten.
Een beheerder stelt dit in bij E-mail koppelen.
Laat het nummer in het onderwerp staan
Vraag klanten om te antwoorden op je mail in plaats van een nieuwe te beginnen. Blijft het casenummer in het onderwerp staan, dan komt het antwoord altijd bij de juiste case.
Het casenummer
Elke case krijgt een uniek nummer. Standaard zijn dat de laatste twee cijfers van het jaar, de maand en een volgnummer van vier cijfers: 26090042 is de 42ste case van september 2026. Je beheerder kan een ander formaat kiezen bij Instellingen > Service, zie Service instellen.