Taken

Een taak is iets dat moet gebeuren, door iemand, liefst tegen een bepaalde dag. Ze kan bij een case horen (offerte opmaken voor deze klant) of op zichzelf staan (kwartaalaangifte voorbereiden).

Klik in het menu op Taken.

Standaard zie je of de taak is afgevinkt, de taak zelf, het onderwerp van de case, de behandelaar en de deadline. Meer kolommen, zoals Prioriteit en Status, zet je aan bij Weergave > Kolommen. Klik daarna op Opslaan.

Klik op een taak die bij een case hoort, en de case opent. Een losse taak opent om te bewerken.

Een taak aanmakenLink naar deze kop kopiëren

Klik op Nieuwe taak of druk op N.

• Case: kies de case waar ze bij hoort, of Geen case, losse taak.
• Beschrijving: wat moet er gebeuren? Kort en concreet.
• Behandelaar: wie het doet. Die persoon krijgt een melding.
• Status, Prioriteit, Deadline en Duur: allemaal optioneel.

Klik op Toevoegen.

Taken bij een case maak je ook vanuit de case zelf, in het tabblad Taken.

De duur van een taakLink naar deze kop kopiëren

De Duur gebruikt Yusral om de taak in te plannen in de Planning. Typ ze gewoon in minuten of uren, zoals 45, 1,5 u, 1h30 of 1:30. Of kies een vaste duur in het menu ernaast.

Een duur ligt tussen 5 minuten en 24 uur. Laat je het veld leeg, dan geldt de Standaard duur van je organisatie.

Lijst of bordLink naar deze kop kopiëren

Bovenaan kies je tussen Lijst en Bord.

• De lijst is handig om snel te zien wat te laat is of vandaag af moet.
• Het bord toont de taken als kaartjes in kolommen. Kies de kolommen met Status, Behandelaar of Prioriteit. Sleep een kaartje naar een andere kolom om het te verplaatsen, of binnen een kolom om de volgorde te wijzigen. De nieuwe volgorde blijft bewaard. Met de drie puntjes op een kaartje kun je de taak ook Bewerken, met Verplaatsen naar een andere status geven of Verwijderen.

Een taak heeft altijd een van deze statussen: Te doen, Mee bezig, On hold of Klaar. Afgewerkte taken verdwijnen uit het zicht. Zet Voltooide taken tonen aan om ze terug te zien.

FilterenLink naar deze kop kopiëren

Bovenaan de pagina kies je welke taken je ziet, in de lijst en op het bord:

• Te laat, Vandaag, Deze week of Mijn taken. Het getal ernaast zegt hoeveel taken erin zitten.
• Alles, alleen de taken Met case, of alleen de losse taken met Los.

Op een kleiner scherm staan die keuzes samen onder de knop Filters, en zie je daar ook wat er aanstaat. In de lijst filter je daarnaast op status en prioriteit, en bewaar je je eigen snelfilters met Weergave opslaan, zoals in het overzicht van cases.

Zie je Niets gevonden met deze filters., dan zijn er wel taken, maar niet met deze filters. De filters blijven staan, zodat je er een kunt uitzetten. Of klik op Filters wissen.

Meerdere taken tegelijkLink naar deze kop kopiëren

Vink taken aan en kies wat je ermee doet: Verplaatsen naar een andere status, Voltooien, Heropenen of Verwijderen. Verwijderen kan niet met de rol Lid of Lezer.

SneltoetsenLink naar deze kop kopiëren

Druk op ? of klik op Sneltoetsen voor het overzicht. Ze werken overal op de pagina, behalve tijdens het typen.

Taken inplannen in je agendaLink naar deze kop kopiëren

Is je Outlook-agenda gekoppeld, dan zie je bij een taak in het tabblad Taken van een case de knop Inplannen in Outlook-agenda. De taak komt dan als gebeurtenis in je agenda, zodat je er tijd voor vrijhoudt. Zie Planning.

Wie ziet welke taken?Link naar deze kop kopiëren

Standaard ziet iedereen alle taken van het team. Mist je rol het recht Ook cases van collega's bekijken, dan zie je alleen je eigen werk: de taken die aan jou zijn toegewezen en de losse taken die je zelf maakte. Mijn taken staat er dan niet bij, want alles wat je ziet is al van jou. Zie je taken van collega's niet, vraag het dan aan je beheerder. Zie Leden en rollen.