YusralDosya oluşturma
Kendiniz bir dosya oluşturun ya da gelen e-postalardan otomatik oluşturulmasını sağlayın.
Dosyaların çoğunu kendiniz oluşturmazsınız. Organizasyonunuz bir posta kutusu bağladıysa bir müşteriden gelen her yeni e-posta kendiliğinden bir dosya olur. Bir müşteri arar ya da uğrarsa dosyayı kendiniz oluşturursunuz.
Kendiniz dosya oluşturma
Üstteki Yeni düğmesine ya da dosya listesindeki Yeni dosya düğmesine tıklayın. Bir kişinin sayfasında aynı düğmeyi Dosyalar sekmesinde Dosya oluştur olarak bulursunuz.
Talebi tanımlayın
Konu alanına konunun ne olduğunu kısa ve anlaşılır biçimde yazın. Çalışma arkadaşlarınız bunu listede görür. Konu tek zorunlu alandır.
Müşteriyi bağlayın
Firma (şirket veya bireysel müşteri) ve ardından Kişi seçin. Kişiyi o firmanın kişileri arasından seçersiniz, bu yüzden önce firmayı seçin. Böylece dosyayı daha sonra o müşterinin altında bulursunuz.
Kim üstleniyor?
Bir Sorumlu, isterseniz Öncelik, Durum, Tür, Kategoriler, Kaynak ve Son tarih seçin. Durum ve öncelik zaten organizasyonunuzun varsayılan değerinde durur. Kimin üstleneceğini henüz bilmiyorsanız sorumluyu boş bırakın. Dosya o zaman Atanmamış listesinde görünür.
Bildiklerinizi not edin
Soldaki İlk iç not… alanına yazdıklarınız iç not olarak kaydedilir. Müşterinin telefonda anlattıkları için kullanışlıdır. Müşteriniz bu notu hiçbir zaman görmez.
Kaydedin
Kaydet düğmesine tıklayın. Dosya bir numara alır ve açılır.
E-posta ancak kaydettikten sonra gönderilebilir
Oluştururken yalnızca not yazarsınız. Müşteriye e-posta göndermek istiyorsanız önce dosyayı kaydedin, sonra metin kutusunun üstünde Mesaj seçeneğini seçin. Bkz. Dosya üzerinde çalışma.
E-postadan otomatik
Bir posta kutusu bağlıysa ve Dosyalar otomatik oluşturulsun açıksa her yeni e-postada şunlar olur:
- Yeni bir talep hakkındaki e-posta yeni bir dosya olur.
- Yusral uygulamasının gönderdiği bir e-postaya gelen yanıt, mevcut dosyaya eklenir. Yusral bunu e-postanın kendisinden ve konudaki köşeli parantez içindeki dosya numarasından, örneğin
[26090042], anlar. - Gönderen zaten bir kişi ise Yusral dosyayı o kişiye ve kişinin birincil firmasına bağlar.
- Gönderenin e-posta alan adı bir firmaya bağlıysa dosya o firmaya, firmanın varsayılan sorumlusuyla birlikte gider.
Böyle bir dosyanın zaman akışının en altında, gönderenin adresiyle birlikte E-postayla geldi yazar.
Bilinmeyen bir gönderen kendiliğinden kişi olmaz. Onu kaydetmek istiyorsanız bir kişi oluşturun ve dosyaya bağlayın. Bkz. Firmalar ve kişiler.
Bunu bir yönetici E-posta bağlama sayfasından ayarlar.
Numarayı konuda bırakın
Müşterilerden yeni bir e-posta başlatmak yerine e-postanıza yanıt vermelerini isteyin. Dosya numarası konuda kaldığı sürece yanıt her zaman doğru dosyaya gider.
Dosya numarası
Her dosya benzersiz bir numara alır. Varsayılan olarak bu numara yılın son iki hanesi, ay ve dört haneli bir sıra numarasından oluşur: 26090042, Eylül 2026'nın 42. dosyasıdır. Yöneticiniz Ayarlar > Hizmet bölümünde başka bir biçim seçebilir, bkz. Hizmet ayarları.