Hizmet ayarları

Ayarlar > Hizmet bölümünde dosyaların sizde nasıl çalışacağını ayarlarsınız. Sahip veya Yönetici rolüne ihtiyacınız var.

Solda bölümler yer alır: Genel, E-posta bildirimleri, Özel alanlar ve Hazır yanıtlar; altında da dosyalar için kullandığınız kelimenin altında Durumlar, Türler, Kaynaklar, Öncelikler ve Kategoriler. Telefonda bölümü bir seçim listesinden seçersiniz.

Dosya numaralarıBu başlığın bağlantısını kopyala

Genel > Referans ve numaralandırma altında bir dosya numarasının nasıl görüneceğini seçersiniz. Numara, e-postaların konu satırında köşeli parantez içinde durur. Böylece müşteriden gelen bir yanıt doğru dosyaya gider.

Sabit biçimlerden birini seçin. Her biçimin yanında bir örnek görürsünüz.

• Yıl ve ay, ardından numara: varsayılan biçim, örneğin 26100104.
• Yıl, ardından numara: örneğin 260104.
• Yalnızca numara: örneğin 0104.
• Özel kalıp: kendi metniniz ve etiketlerle, örneğin DOS-[jaar]-[nummer].

Özel kalıp seçiliyken Referans kalıbı alanını şu etiketlerle oluşturursunuz. Bir etiketi imlecin olduğu yere eklemek için üzerine tıklayın. Etiketler Felemenkçe ve İngilizce çalışır.

Numara uzunluğu ile sıra numarasının kaç haneli olacağını seçersiniz. Numara sıfırlarla tamamlanır: 4 seçiliyse 104, 0104 olarak yazılır. Alanın altında bugün için bir örneği hemen görürsünüz. Kaydet düğmesine tıklayın.

Sıra numarası, kalıptaki en küçük tarih bölümü değiştiğinde yeniden 1'den başlar: [jaar] ile her yıl, [jaar][maand] ile her ay. Kalıpta yıl yoksa numara saymaya devam eder.

Müşterilere otomatik e-postalarBu başlığın bağlantısını kopyala

E-posta bildirimleri altında:

• Dosya için onay e-postası: e-posta gönderen bir müşteri otomatik olarak bir onay alır. Varsayılan olarak kapalıdır: metni Onay e-postasının içeriği alanında okuduktan sonra açın. Kullanılabilir alanlar: altındaki [case_number] veya [contact_first_name] gibi etiketlerle metne numarayı veya müşterinin adını eklersiniz. Her etiketin yanında neyi eklediği yazar. Varsayılan metin ile orijinal metne geri dönersiniz.
• Bu adreslere onay e-postası gönderilmez: örneğin fatura gönderen bir tedarikçi ya da otomatik e-posta gönderen bir adres. Böylece iki sistemin birbirine sonsuza kadar yanıt vermesini önlersiniz.
• Bu adresleri asla CC'ye ekleme: bir dosyada yanıt verdiğinizde Yusral uygulamasının CC'den çıkardığı adresler, örneğin kendi ortak posta kutunuz.

Bir adres yazın ve Enter, boşluk veya virgül tuşuna basın. Birden fazla adresi aynı anda da yapıştırabilirsiniz. Kaydet düğmesine tıklayın.

Özel alanlarBu başlığın bağlantısını kopyala

Sizin için önemli bir bilgi, örneğin bir Sözleşme numarası veya bir Şantiye adresi, eksik mi? Özel alanlar altında Yeni alan düğmesine tıklayın.

Bir Etiket verin ve Tür seçin: Metin, Sayı, Evet / Hayır, Tarih, Tekli seçim veya Çoklu seçim. Seçim alanlarında Seçenekler eklersiniz. Alanın doldurulması gerekiyorsa Zorunlu seçeneğini, listede sütun olarak görmek istiyorsanız Dosyalar listesinde göster seçeneğini işaretleyin.

Bir alanı silerseniz içindeki değerler kaybolur.

Hazır yanıtlarBu başlığın bağlantısını kopyala

Sık sık aynı şeyi mi yazıyorsunuz, örneğin belgelerinizi aldık? Hazır yanıtlar altında Yeni hazır yanıt ile bunu bir şablona dönüştürün. Etiketlerle kişinin adı veya dosyanın numarası gibi bilgileri otomatik doldurursunuz.

Bir dosyada şablonu Hazır yanıt ile seçer ve gerektiği yerde değiştirirsiniz.

Durumlar, türler, kaynaklar, öncelikler ve kategorilerBu başlığın bağlantısını kopyala

Bu listelerin her birini kendiniz uyarlarsınız: adları değiştirir, bir renk seçer, sırayı sürükler ve yeni dosyalar için birini varsayılan olarak belirlersiniz.

Varsayılan olarak şunları alırsınız:

Kurulumda seçtiğiniz sektör bunlara kendi değerlerini eklemiş ya da türlerin yerine kendi türlerini koymuş olabilir. Dört varsayılan durum her zaman kalır, çünkü otomatik durumlar bunları kullanır. Ancak adlarını değiştirebilirsiniz. Adlarını değiştirmediğiniz sürece herkes varsayılan durumları ve öncelikleri kendi dilinde görür: Yusral uygulamasını Felemenkçe kullanan bir iş arkadaşı Yeni yerine Nieuw görür. Kendi seçtiğiniz bir ad ise herkes için yazdığınız gibi kalır.

Tür, kaynak veya öncelik kullanmıyor musunuz? O zaman Dosyalar üzerinde türü göster, Dosyalar üzerinde kaynağı göster veya Dosyalar üzerinde önceliği göster seçeneğini kapatın. Alan her yerden kaybolur.

Otomatik durumlarBu başlığın bağlantısını kopyala

Durumlar > Otomatik durumlar altında dört olayı bir duruma bağlarsınız. Böylece kimsenin durumu elle takip etmesi gerekmez.

Her olay için hangi durumun geleceğini kendiniz seçin. Bir kez durumu değiştirmeden yanıt vermek isterseniz Durumu değiştirmeden gönder seçeneğini seçin, bkz. Dosya üzerinde çalışma.