YusralCréer un dossier
Créer vous-même un dossier, ou le laisser se créer automatiquement à partir des e-mails entrants.
La plupart des dossiers, vous ne les créez pas vous-même. Si votre organisation a connecté une boîte mail, chaque nouvel e-mail d'un client devient automatiquement un dossier. Si un client téléphone ou passe sur place, vous créez le dossier vous-même.
Créer vous-même un dossier
Cliquez en haut sur Nouveau, ou dans la liste des dossiers sur Nouveau dossier. Sur la page d'un contact, le même bouton s'appelle Créer dossier, dans l'onglet Dossiers.
Décrivez la demande
Dans Objet, indiquez de quoi il s'agit, de façon courte et reconnaissable. Vos collègues le voient dans la liste. L'objet est le seul champ obligatoire.
Liez le client
Choisissez la Relation (l'entreprise ou le particulier), puis le Contact. Vous choisissez un contact parmi les personnes de cette relation, donc d'abord la relation. Vous retrouverez ainsi plus tard le dossier chez ce client.
Qui le prend en charge ?
Choisissez un Responsable, et éventuellement une Priorité, un Statut, un Type, des Catégories, une Source et une Échéance. Le statut et la priorité sont déjà réglés sur la valeur par défaut de votre organisation. Vous ne savez pas encore qui s'en occupe ? Laissez le responsable vide. Le dossier apparaît alors dans Non attribué.
Notez ce que vous savez déjà
Ce que vous tapez à gauche dans Première note interne… est enregistré comme note interne. Pratique pour ce que le client a raconté au téléphone. Votre client ne voit jamais cette note.
Enregistrer
Cliquez sur Enregistrer. Le dossier reçoit un numéro et s'ouvre.
Vous ne pouvez envoyer un e-mail qu'après l'enregistrement
À la création, vous écrivez uniquement une note. Vous voulez envoyer un e-mail au client ? Enregistrez d'abord le dossier, puis choisissez Message au-dessus de la zone de texte. Voir Traiter un dossier.
Automatiquement à partir des e-mails
Si une boîte mail est connectée et que Créer des dossiers automatiquement est activé, voici ce qui se passe à chaque nouvel e-mail :
- Un e-mail sur une nouvelle demande devient un nouveau dossier.
- Une réponse à un e-mail envoyé par Yusral rejoint le dossier existant. Yusral le reconnaît à l'e-mail lui-même et au numéro de dossier entre crochets dans l'objet, comme
[26090042]. - Si l'expéditeur est déjà un contact, Yusral lie le dossier à ce contact et à sa relation principale.
- Si le domaine e-mail de l'expéditeur est lié à une relation, le dossier va chez cette relation, avec le responsable par défaut de cette relation.
Dans la chronologie d'un tel dossier, vous voyez tout en bas Arrivée par e-mail, avec l'adresse de l'expéditeur.
Un expéditeur inconnu ne devient pas automatiquement un contact. Vous voulez le garder ? Créez un contact et liez-le au dossier. Voir Relations et contacts.
Un administrateur configure tout cela dans Connecter une boîte mail.
Laissez le numéro dans l'objet
Demandez à vos clients de répondre à votre e-mail plutôt que d'en commencer un nouveau. Si le numéro de dossier reste dans l'objet, la réponse arrive toujours dans le bon dossier.
Le numéro de dossier
Chaque dossier reçoit un numéro unique. Par défaut, il s'agit des deux derniers chiffres de l'année, du mois et d'un numéro d'ordre de quatre chiffres : 26090042 est le 42e dossier de septembre 2026. Votre administrateur peut choisir un autre format dans Paramètres > Service, voir Configurer le service.