Planning

Dans le planning, vous voyez les agendas de vos collègues côte à côte. Vous voyez tout de suite qui est libre, et vous planifiez une tâche ou un événement sans multiplier les e-mails.

Avant de commencerCopier le lien vers ce titre

Chacun connecte son propre agenda Outlook, via Profil > Agenda > Connecter Outlook. Si votre agenda n'est pas encore connecté, le bouton Connecter Outlook apparaît aussi en haut du planning. Une personne qui n'est pas connectée n'apparaît pas dans le planning. Voir Agenda Outlook et applications connectées.

Un administrateur règle les heures de travail, la durée par défaut d'une tâche, le fuseau horaire et les week-ends dans Paramètres > Intégrations > Agenda.

Faire le tourCopier le lien vers ce titre

• Choisissez la vue : Jour, Semaine, Mois, Année ou Liste. Dans la liste, vous cherchez avec Rechercher dans les événements….
• Aujourd'hui vous ramène à aujourd'hui.
• Choisissez qui vous voyez : Tout le monde, Moi uniquement, ou cherchez un collègue et cochez les personnes à ajouter.
• Le bouton avec les flèches recharge les agendas depuis Outlook, par exemple quand un collègue vient de planifier quelque chose.

Cliquez sur un événement pour l'ouvrir. À droite, vous voyez alors l'heure, l'agenda dans lequel il se trouve, l'organisateur, le lieu, les participants avec leur réponse (les personnes facultatives sont marquées facultatif) et la description. Pour une réunion Teams, cliquez sur Rejoindre la réunion Teams. En bas, choisissez Modifier, Ouvrir dans Outlook ou Supprimer.

Planifier une tâcheCopier le lien vers ce titre

À droite se trouve À planifier : les tâches ouvertes des collègues que vous regardez, qui n'ont pas encore de place dans un agenda. Activez Également les tâches déjà planifiées pour les voir aussi. Besoin de plus d'espace ? Masquez le panneau avec Masquer le panneau des tâches.

1. Faites glisser une tâche vers un moment libre dans l'agenda du bon collègue. Ou cliquez sur la tâche pour la planifier à son échéance.
2. Vérifiez les données dans la fenêtre Planifier la tâche.
3. Cliquez sur Planifier. L'événement apparaît tout de suite dans l'agenda Outlook de ce collègue.

La durée de l'événement vient de la Durée de la tâche, ou sinon de la durée par défaut de votre organisation. Faites glisser le bord inférieur d'un événement pour l'allonger ou le raccourcir.

Créer un événementCopier le lien vers ce titre

Cliquez sur Événement, ou cliquez sur un moment libre dans l'agenda. Dans la fenêtre Planifier un événement, indiquez :

• Objet, Membre de l'équipe, et le début et la fin de l'événement, ou Toute la journée.
• Comment le temps apparaît dans Outlook, avec Disponibilité dans Outlook, par exemple Occupé ou Provisoire.
• Un Lieu, ou activez Réunion Teams pour un événement en ligne.
• Participants : cherchez un contact ou un collègue, ou tapez une adresse e-mail. Vous reconnaissez les collègues à l'étiquette Interne. Ils reçoivent l'invitation via Outlook. Cliquez sur un nom pour rendre la présence de cette personne facultative, et cliquez à nouveau pour la rendre obligatoire. Outlook reprend ce choix tel quel.
• Éventuellement une Description.

Cliquez sur Planifier. Si le membre de l'équipe a déjà quelque chose à ce moment-là, Yusral vous avertit avec … a déjà quelque chose de prévu à ce moment-là. Vous pouvez quand même créer l'événement.

Ce qui se passe dans OutlookCopier le lien vers ce titre

Tout ce que vous faites dans le planning apparaît tout de suite dans Outlook, et inversement.

• Si vous déplacez un événement dans le planning, il se déplace aussi dans Outlook.
• Si vous retirez une tâche planifiée du planning, l'événement disparaît d'Outlook. La tâche elle-même reste, elle n'est simplement plus planifiée.

Qui peut faire quoi ?Copier le lien vers ce titre

Ce que vous voyez et pouvez modifier dépend de votre rôle :

• Les Lecteurs ne voient par défaut que leur propre agenda et ne planifient rien.
• Les Membres voient les agendas de toute l'équipe et planifient dans leur propre agenda.
• Les Gestionnaires, les Administrateurs et le Propriétaire planifient aussi dans les agendas des autres.